Obsługa administracyjno – prawna:
- wystąpienie o nadanie numeru identyfikacji REGON (dla Wspólnot powstających),
- wystąpienie o nadanie numeru identyfikacji NIP (dla Wspólnot powstających),
- otwarcie rachunku bankowego Wspólnoty Mieszkaniowej lub wyszukanie najlepszej oferty bankowej;
- przejęcie dokumentacji od dotychczasowego Zarządcy lub Developera
- sporządzanie planu administrowania nieruchomością, uzgodnienie oraz zatwierdzenie do realizacji z Zarządem Wspólnoty,
- realizacja bieżących zadań administracyjnych zlecanych przez Zarząd Wspólnoty,
- prowadzenie i aktualizowanie ewidencji lokali i ich właścicieli,
- przygotowywanie materiałów dla Zarządu Wspólnoty,
- przygotowywanie, zwoływanie i obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej,
- prowadzenie korespondencji z właścicielami,
- analizowanie i nadzór nad windykacją należności Wspólnoty,
- opracowywanie projektów umów w zakresie obsługi eksploatacyjnej i technicznej nieruchomości wspólnej oraz projektów ich aneksów i rozwiązywania,
- opracowanie niezbędnych regulaminów porządkowych i organizacyjnych,
- zapewnienie ubezpieczenia budynków oraz egzekucja szkód z polisy,
- zapewnienie kontroli, bieżącej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości wspólnej poprzez bezpośrednie wykonanie usługi bądź też wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie warunków zawieranych umów,
- wydawanie poświadczeń i zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali dotyczących dodatków mieszkaniowych, pomocy społecznej i innych,
- zapewnienie właścicielom lokali dostępu do dokumentów Wspólnoty,
- pomoc w przekształceniu zasobów spółdzielni mieszkaniowych we wspólnoty mieszkaniowe.
Obsługa techniczna nieruchomości:
- prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości zgodnie z wymogami prawa budowlanego,
- zlecanie przeprowadzenia kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie,
- zlecanie i nadzór nad wykonaniem bieżących napraw budynku,
- kontrola nad usuwaniem awarii i ich skutków,
- przygotowywanie planów remontowych,
- nadzór nad pracą firm wykonujących remonty i modernizacje oraz odbiór tych prac;
- wyszukiwanie wykonawców robót budowlanych,
- kontrola inwestycji zleconych przez Zarząd,
- egzekwowanie uprawnień właścicieli z tytułu rękojmi i gwarancji,
- zapewnienie kontroli bieżącej obsługi eksploatacyjnej (sprzątanie, utrzymanie terenów zielonych, usługi konserwacyjne).
Sprzątanie budynków i osiedli:
- Utrzymanie czystości nieruchomości komercyjnych.
- Sprzątnie powierzchni wewnętrznych i zewnętrznych.
- Sprzątanie garaży i powierzchni piwnicznych.
- Utrzymanie terenów zielonych.
- Sprzątanie po remontach i budowach.
- Odśnieżanie i usuwanie oblodzeń.
- Usługi specjalistyczne.
- Czynności dodatkowe na zlecenie.
Obsługa finansowo – księgowa:
- dokonywanie bieżących rozliczeń poprzez rachunek bankowy Wspólnoty mieszkaniowej,
- prowadzenie odpowiedniej ewidencji księgowej w oparciu o obowiązujące przepisy oraz sporządzanie i składanie obowiązujących deklaracji, (VAT-7, CIT-2, CIT-8),
- zapewnienie terminowego opłacania podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na nieruchomość wspólną, chyba że są one pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,
- rozliczanie wpłaconych przez właścicieli zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
- prowadzenie rozliczeń z dostawcami mediów, kontrola wystawianych faktur,
- sporządzanie indywidualnych rozliczeń dla każdego Właściciela lokalu,(rozliczenie mediów, stan salda dla konta eksploatacyjnego i konta remontowego),
- sporządzanie informacji o stanie rozliczeń z wykonawcami i usługodawcami,
- sporządzanie i udostępnianie właścicielom rocznego sprawozdania finansowego Wspólnoty,
- przygotowywanie projektu rocznego planu gospodarczego,
- raportowanie comiesięcznego stanu wpłat,
- rozsyłanie powiadomień i wezwań do zapłaty w ramach działań windykacyjnych,
- przygotowywanie dla Wspólnoty dokumentacji pozwalającej na windykacje zaległych wpłat.
Księgowość prowadzona jest przy pomocy programu Weles 3.
Uprzejmie informujemy iż zakres usług w ramach umowy może być negocjowany (ulec zmianom), może być rozszerzony na uzgodnionych warunkach.
